Pマーク取得方法

プライバシーマーク取得?

 「当社のレベルでプライバシーマーク取得が可能ですか」と聞かれることがあります。結論から言えば、自社でそれなりの"やる気"があれば可能です。

 少なくとも、それなりのコンサリタントが指導して、企業側も真剣に取り組んでいる限り、必ず認定されます。

 

 審査機関からプライバシーマークを認定されるかどうかは、JIS規格であるJISQ15001:2006の要求事項を継続的にマネジメントシステムとして運用できるかどうかにかかっています。

 

 具体的には、審査時の不適合に対する是正措置が適正に行えるか否かです。ここで、コンサルタントのアドバイスを受けたり、自社で工夫しながら、是正措置を講じることが大切です。

 この是正措置ができるかどうかを審査員は見ているわけです。即ち、マネジメントシステムを維持できるかどうかです。

 

 もちろん、JIS規格のレベルをクリヤしなければなりませんので、それなりに厳しいところはあります。

 しかし、コンサルタントのアドバイスを受けながら取り組んで行けば、必ずプライバシ-マークスキルは向上していきます。

 

 安心して、プライバシーマーク取得に取り組んでください。

 

テンプレートの特徴

◆当社のプライバシーマーク取得のためののテンプレートは、審査機関における文書審査において、122の審査項目で指摘事項はすべて○(OK)、不適合(×)はなし(ゼロ)という結果を頂きました。このテンプレートを活用することにより、文書作成の大幅な生産性向上を図ることができます。

 

  規程文書及び様式・記録の2種類を用意しています。規程文書には、全て一冊にまとめた規程文書全15分冊に分けた規程文書のどちらかの選択となります。

 

  一つ目は、プライバシ-マークの要求事項であるJISQ15001:2006の規程を全て一冊にまとめた文書です。総ページ数は、60ページで、小規模企業や、集中的に管理運営したい企業に向いています。

 

  二つ目は、プライバシ-マークの要求事項であるJISQ15001:2006の規程を、基本文書とその基本文書をさらに詳細に規程した14分冊の計15冊からなる規程文書です。中小企業分散的に管理運営したい企業に向いています。  

 

  様式・記録は、厳選した45種類を用意しています。この様式・記録の管理運営こそが重要なポインとなります。

 

テンプレートはそのまま使える?

 テンプレートを変更する場合、自社の業務内容、セキュリティレベル、リスクアセスメント結果等を考慮する必要があります。

 

 しかし、弊社のテンプレートを使用する場合、特に大きな変更はないでしょう。

 

  変更点として考えられるのは、直接正面および直接書面以外での取得の同意方法、公表・通知方法を各企業ともに変更する必要があるかもしれません。

 

  それよりも大事なのは、テンプレート文書の内容を理解し、どのように実施していくかを工夫することこです。

 

 どうしても自社としてできそうのない時は、コンサルタントの支援を得ながら、何らかの対応を講じる必要があるでしょう。

 

 

Pマーク認定取得の要?

 自社だけで各規程類や記録類を作成するのか、外部のテンプレート(見本)などのツールを使用するのか、あるいは、コンサルタント等を活用するのかを決めることです。

 

 各種ツールを用いて自社内で構築し、多少不安な面をコンサルタントに依頼するのであれば、経済面で有利であり、自社内でもノウハウが蓄積されることになるでしょう。

 

 稀に、文書作成も含め全面的にコンサルタント等に依頼するケースが見受けられますが、認定後の運用に対する技量・認識が不足しがちで、2年後の更新審査は厳しい状況であることが予想されます。

 

 やはり、プライバシーマークの運用はマネジメントシステムであることを理解しておく必要があります。計画⇒実施・運用⇒点検・内部監査⇒見直しの一連のサイクル通して、自社に適したマネジメントシステムを実現するのですから、主体的に取り組むことが不可欠です。

 

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