プライバシーマーク・ＩＳＯ２７００１取得支援・コンサルティング 　東京都練馬区

小規模企業、中小企業・事業者の皆様に、プライバシーマーク、旧ＪＩＳから新ＪＩＳQ１５００１への移行、個人情報保護法、ＩＳＯ２７００１、ＩＳＭＳなどの認証・認定取得支援・指導、維持更新支援・指導、コンサルティングを行います。お気軽にご相談下さい。

　旧ＪＩＳから新ＪＩＳへ移行する際、規程類や様式は、新規に作成した方がよいか、あるいは、旧ＪＩＳを変更した方がよいか？？？

　結論から言えば、コンサルティング会社の提供する新ＪＩＳのテンプレート・ツールを流用して、自社用に新規に作り直した方が、一般的には、効率的といえるでしょう。

　なぜならば、旧ＪＩＳと新ＪＩＳの内容では、分量にして約３倍になっているからです。しかも、ほぼ全ての要求事項が何らかの形で変更・追加の状態になっています。ですから、旧ＪＩＳの内容を変更するにはかなりの労力が必要になります。

　名刺も個人情報として取り扱わなければなりません。以前は、それほど重要視されていませんでいたが、最近は、しっかり管理するように変わってきています。

　ただ、本人から同意をとるほどの必要性は、一般的には必要ないでしょう。

　また、名刺を委託している委託先とは、個人情報に関する委託策契約を締結するようになりつつあります。

　明らかに名刺に対する取扱い方は、変化しています。

　ＪＩＰＤＥＣなどの審査機関へのプライバシーマーク認証の申請書には、各記録を添付する必要はありません。

　文書類一式および何も記入されていない様式一式を提出します。また、フロアレイアウトやネットワーク構成図は重要な企業機密情報であり、提出する必要はありません。

　記載済みの記録内容は、現地審査で審査されます。日付や押印状況まで審査されます。しっかり整合性のとれた記録を採る必要があります。 

　プライバシーマークの現地審査後、３ヶ月以内に不適合事項に対する是正措置を審査員に提出すればＯＫです。その３ヶ月以内に全ての是正措置をクリアしなければならないということではありません。

 　あくまでも、３ヶ月以内に提出するかどうかです。

 　少なくとも、コンサルティング会社がついて自社でそれなりに対応している限り、普通なら、プライバシーマークを認証されないということは、考えにくいでしょう。

　ＪＩＰＤＥＣへプライバシーマーク認証のための申請書を提出してから、現在（Ｈ１９年１２月）では、概ね３ヶ月以上かかっています。そのときのＪＩＰＤＥＣの審査員の状況に左右されているようです。

 　Ｈ１８年の８月は２ヶ月でしたが、その後あまりにも申請企業が多く、審査員を大幅に増員していますが、追いつかないようです。

 　ちなみに、書類審査は、申請書提出後、約１ヶ月で審査結果が文書で送られてきます。　

　原則として大きな変更はないでしょう。

　　変更点として考えられるのは、直接正面および直接書面以外での取得の同意方法、公表・通知方法を各企業ともに変更する必要があるかもしれません。

 　それよりも大事なのは、テンプレート文書の内容を理解し、どうしても自社としてできそうのない時は、何らかの対応が必要でしょう。

　大企業ならともかく、零細企業、小規模企業、中小企業では、業種よりも企業規模や従業員数に影響されるのではないでしょうか。

　５人の企業と、５０人の企業と、５００人の企業では、Ｐマーク取得にかかる労力や経費、時間などがかかるようです。

　もちろん、医療や保険、金融など、特殊なスキルを要する業種は、それなりの業種スキルは必要でしょう。

　　一概には言えませんが、コンサルティング会社のテンプレート（ツール）を流用すれば、かなり早く作成できます。

　特に、最新の書類審査や現地審査結果が反映された規程類のテンプレートを使用すれば、中小企業の場合作成するだけなら、２～３週間、多くても１ヶ月くらいでしょうか。

 　しかし、やはり規程文書を作成するからには、自社の業務や、体質なども考慮した文書を作成したいものですね。